차세대 스마트 독서실과 자동화 프로젝트 진행
안녕하세요, AI/AX 전문 개발사 대모산개발단입니다. 저희는 AI와 자동화 기술로 비즈니스 임팩트내는 일을 합니다.
글로벌 투자사에 선택을 받은 차세대 오프라인 독서실 유베이스와 협업 사례 소개드립니다.
관리형 독서실을 운영하다 보면 학습 관리 외에도 신경 써야 할 일이 많습니다.
그중 하나가 바로 학생들의 식사 관리입니다. 매일 반복되는 도시락 주문 업무, 단순하지만 빠뜨리면 안 되는 일이죠.
이 글에서는 실제 관리형 독서실 고객사의 도시락 주문 업무를 "되는시간 + 구글 스프레드시트 + n8n + 솔라피" 조합으로 완전 자동화한 사례를 공유합니다.
이 글을 끝까지 보신다면, 기존 시간과 비용이 드는 일을 이렇게 줄일 수 있구나라는 인사이트를 얻으실 수 있습니다.
수작업 주문 취합의 늪
매일 저녁, 독서실 관리자가 했던 일입니다.
학생들에게 내일 도시락 주문 여부 확인
카카오톡이나 구두로 주문 취합
엑셀이나 메모장에 정리
도시락 업체에 카톡으로 주문 내용 전달
다음 날 배송 확인
단순해 보이지만, 학생 수가 많아지면 매일 1시간이 훌쩍 넘어갑니다. 한 명이라도 빠뜨리면 민원이 발생하고, 시험 기간에는 주문량이 급증해서 실수 가능성도 높아지죠.
무엇보다, 이 업무는 매일 해야 합니다.
100% 자동화 된 이후
새로운 프로세스는 다음과 같습니다.
학생이 QR 코드를 찍고 주문을 합니다.
되는시간 사용 엑셀 시트에 데이터가 자동으로 수집이 됩니다.
구글 스프레드 시트 사용
익일 주문 자동 필터링
n8n 업무 자동화 툴 사용
주문 내용 발송
정리하자면 학생이 되는시간에서 주문하면, 데이터가 구글 시트에 쌓이고, 매일 정해진 시간에 n8n이 다음 날 주문 건만 추려서 도시락 업체에 카카오톡으로 보냅니다.
관리자는 그냥 다음 날 도시락이 오는 걸 확인하면 됩니다.
도시락 주문 현황 확인 웹 구축
학생 분들이 본인이 주문한 도시락을 보고싶은 니즈가 있다고 요청주셔서 웹 화면까지 만들어드렸습니다.
대모산개발단이 만든 비즈니스 임팩트
항목 | Before | After |
일일 소요 시간 | 약 1시간 | 0분 |
주문 누락 가능성 | 높음 | 없음 |
데이터 보관 | 수기/메모 | 클라우드 |
월간 기준으로 환산하면 약 30시간의 업무 시간을 절감한 셈입니다. 1년이면 360시간, 거의 보름치 근무 시간입니다.
직접 구축할 때 체크할 것들
이 자동화를 직접 구축하신다면 아래 사항들을 미리 확인하세요.
되는시간 ↔ 구글시트 연동: 되는시간 관리자 페이지에서 연동 설정 필요
n8n 호스팅: n8n.cloud(클라우드) 또는 자체 서버에 직접 설치
솔라피 발신번호 등록: 카카오톡 발송을 위해 사전 인증 필요
예외 처리: 주문이 없는 날은 메시지를 보내지 않도록 조건 추가
처음 세팅하는 데 반나절이면 충분하고, 한 번 만들어두면 그 이후로는 손댈 일이 거의 없습니다.
우리 업무도 자동화할 수 있을까?
글로벌 투자사도 투자한 스마트 독서실에서도 찾는,
대모산개발단은 AI/AX(AI Transformation) 전문 개발사입니다.
이번 사례처럼 반복되는 업무를 자동화하거나, AI를 활용해 업무 방식 자체를 바꾸는 일을 합니다.
이런 고민이 있다면 편하게 문의하세요.
매일 반복하는 단순 업무가 있는데, 자동화할 수 있을까?
엑셀에서 데이터 옮기고 정리하는 데 시간을 너무 많이 쓴다
카톡/문자 발송을 수작업으로 하고 있다
AI로 뭔가 해보고 싶은데 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다